1.1 Diese Whistleblowing Policy (“Policy”) wurde im Einklang mit dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (im Folgenden "das Gesetz"), erstellt [1].
1.2 Huawei Technologies Deutschland GmbH und Huawei Technologies Duesseldorf GmbH ("Huawei Deutschland") verpflichtet sich, Bestechung, Korruption und anderes Fehlverhalten in unserem Unternehmen zu verhindern und zu bekämpfen. Mit dieser Richtlinie soll sichergestellt werden, dass potenzielles Fehlverhalten auf vertrauliche Art und Weise über einen Whistleblower-Kanal gemeldet werden kann. Die Policy stellt ferner sicher, dass die meldenden Personen vor Vergeltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit einer solchen Meldung geschützt sind.
1.3 Daher hat Huawei Deutschland einen internen Whistleblowing-Kanal eingerichtet. Der interne Whistleblowing-Kanal soll andere Meldewege ergänzen, aber nicht ersetzen, wie z.B. die Meldung von BCG-bezogenen Problemen über den BCG-Beschwerdekanal auf Unternehmensebene, die Meldung an Ihren direkten Vorgesetzten, dessen Vorgesetzten oder die Personalabteilung. Zusätzlich zu dem von Huawei Deutschland eingerichteten internen Whistleblowing-Kanal können Meldungen auch an externe Whistleblowing-Kanäle bei den zuständigen Bundesministerien erfolgen [2]. Nach dem Gesetz sind jedoch Meldungen an interne Whistleblowing-Kanäle die präferierte Option.
Der Whistleblower-Kanal kann von jedem (i) Mitarbeiter von Huawei Deutschland genutzt werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Gesellschafter, Mitglieder der Geschäftsführung, leitende Angestellte, Manager, Mitarbeiter (unabhängig von der Art des Vertrags), Berater, Auftragnehmer, Auszubildende, Arbeitnehmer im Homeoffice, Praktikanten, Teilzeit- und befristet Beschäftigte, Leiharbeitnehmer, ehemalige Mitarbeiter, Arbeitssuchende, Freiwillige sowie (ii) externe Parteien, die mit Huawei Deutschland in Kontakt stehen oder standen, wie ehemalige Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder sonstige Partnern (nachfolgend "Sie").
3.1 Sie k?nnen jegliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit Huawei Deutschland melden, von dem Sie Kenntnis erlangt haben. Das Fehlverhalten kann zurückliegen, andauern oder unmittelbar bevorstehen und kann in einer Handlung oder Unterlassung bestehen. Ein begründeter Verdacht auf mögliche Verstöße ist ebenfalls ausreichend. Beispiele für Fehlverhalten, die gemeldet werden können, sind Fehlverhalten in Bezug auf, aber nicht beschränkt auf
3.2 Sie werden nach bestem Wissen und Gewissen sicherstellen, dass die im Bericht enthaltenen Informationen so wahrheitsgemäß und vollständig wie möglich sind.
Es sollte im öffentlichen Interesse sein, das gemeldete Fehlverhalten offenzulegen. Jedes Fehlverhalten, das nur Ihre Arbeitssituation oder Ihre Beschäftigungsbedingungen betrifft, sollte daher in der Regel über die anderen Kanäle von Huawei Deutschland zur Sprache gebracht werden, z. B. indem Sie sich an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten oder den Vorgesetzten Ihres Vorgesetzten oder an die Personalabteilung wenden.
5.1 Eine Meldung kann über den Whistleblower-Kanal auf zwei verschiedene Arten eingereicht werden:
5.2 Bei der Meldung von Vorfällen über den internen Whistleblower-Kanal müssen Sie Ihre Identität (Vor- und Nachname), Ihr Verhältnis zu Huawei Deutschland und Ihre Kontaktinformationen sowie den Sachverhalt, den Sie melden möchten (Beschreibung des Verstoßes, Datum des gemeldeten Sachverhalts, Ort, beteiligte Personen), angeben und alle Beweise beifügen, die Sie für relevant halten.
Sie können sich auch dafür entscheiden, bei der Meldung anonym zu bleiben (im Falle einer schriftlichen Meldung können Sie z. B. eine anonyme E-Mail-Adresse verwenden). Wir begrüßen es jedoch, wenn Sie sich bei Ihrer Meldung zu erkennen geben möchten. Wenn Sie sich zu erkennen geben, ist es für uns einfacher, schnell einen vertraulichen Dialog mit Ihnen aufzunehmen, was die Untersuchung Ihrer Meldung erleichtern kann. Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, anonym zu bleiben oder nicht, werden wir Ihre Identität streng vertraulich behandeln. Meldungen werden nur von ausgewiesenen Mitarbeitern von Huawei Deutschland bearbeitet (siehe Abschnitt 9 unten).
7.1 Es gibt keine Einschränkungen hinsichtlich der Personen, die von Ihrer Meldung betroffen sein können. Wir bitten Sie jedoch zu bedenken, dass Ihre Meldung die in Abschnitt 3 genannten Anforderungen erfüllen sollte.
7.2 Ihre Identität wird in Bezug auf die Person, auf die sich die Meldung bezieht, streng vertraulich behandelt.
8.1 Sie erhalten innerhalb von sieben (7) Kalendertagen eine schriftliche Bestätigung, dass die Meldung eingegangen ist. Der interne Whistleblower-Kanal prüft dann, ob es sich bei der Meldung um eine geeignete Meldung gemäß Abschnitt 3 handelt, und ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um sie zu bewerten (z. B. Kontaktaufnahme mit Ihnen oder anderen relevanten Personen zur Klärung, Durchführung interner Untersuchungen, Kontaktaufnahme mit den zuständigen Behörden usw.).
8.2 Sie erhalten dann innerhalb von drei (3) Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung über die Maßnahmen, die als Reaktion auf die Meldung getroffen wurden oder geplant sind.
8.3 Bitte beachten Sie, dass Huawei Deutschland bei einer anonymen Meldung ohne Angabe von Kontaktdaten keine Rückmeldung gemäß 8.2 geben kann.
9.1 Die Meldung wird in Übereinstimmung mit dem Gesetz sowie den internen Richtlinien und Verfahren von Huawei Deutschland behandelt. Die weitere Untersuchung eines gemeldeten Fehlverhaltens wird von einem Untersuchungsteam von Huawei Deutschland durchgeführt, das von Fall zu Fall aus verschiedenen Abteilungen zusammengestellt wird. Während der Untersuchung können Sie und möglicherweise andere Beteiligte von dem Untersuchungsteam befragt werden.
9.2 Wenn eine Meldung eine Person aus dem Untersuchungsteam betrifft, wird die Meldung nicht von dieser Person bearbeitet.
9.3 Die Untersuchung wird so schnell wie möglich und auf vertrauliche, faire und unparteiische Weise durchgeführt.
9.4 Die Berichte werden in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Gesetzes gespeichert und gelöscht.
Sie sind unabhängig vom Ergebnis der Untersuchung vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, wenn Sie nach bestem Wissen und Gewissen davon ausgehen, dass das, was Sie melden, der Wahrheit entspricht.
Es kann von Ihnen verlangt werden, zu kooperieren und Informationen bereitzustellen, die im Zusammenhang mit (i) internen Untersuchungen und (ii) Ermittlungen und Untersuchungen der Polizei, eines Gerichts oder einer Behörde angefordert werden. Sie sind verpflichtet, nach bestem Wissen und Gewissen dafür zu sorgen, dass alle Angaben wahrheitsgemäß sind.
12.1 Der Whistleblower-Kanal umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Untersuchung des gemeldeten Fehlverhaltens verwendet werden. Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen.
12.2 Huawei Deutschland hält sich an die Bestimmungen der deutschen Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") und der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr ("GDPR").
12.3 Infolgedessen sind die im Rahmen des Whistleblowing-Systems und des Überprüfungsverfahrens erfolgenden Verarbeitungen personenbezogener Daten im Datenverarbeitungsregister des betreffenden Unternehmens aufgeführt und wurden einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterzogen.
12.4 Der Verantwortliche für die Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen des Whistleblowing-Systems ist: Huawei Technologies Deutschland GmbH, Hansaallee 205, 40549 Düsseldorf. Sie können den Verantwortlichen unter /de/personal-data-request erreichen.
Die Richtlinie wird von der Rechtsabteilung von Huawei Deutschland erstellt und von der Geschäftsführung von Huawei Deutschland genehmigt. Die Richtlinie wird mindestens einmal pro Jahr überprüft, und jede Änderung muss schriftlich erfolgen und vom Geschäftsführer von Huawei Deutschland genehmigt werden.
